太極易研舘

來源:2004年4月 CHEERS雜誌        編譯——吳凱琳

許多的經理人容易陷入無效率的忙碌當中，一整天下來像是處理了很多的事情，事實上卻沒有什麼具體的成績可言；抱怨自己的時間不夠用、資源不足、機會有限。其實這都是藉口，只是為了掩飾自己缺乏行動勇氣的事實。真正成功的經理人，必須採取主動，有效管理工作。

「每天都不知道自己在忙什麼，好不容易可以開始做正事，已接近下班時間。」「預算那麼少、成本控制那麼嚴，怎麼做事？」「這不是我所能決定的，我根本就別無選擇。」這是許多經理人的工作寫照。他們很想有所表現，但是既沒時間、又沒資源、更沒機會，總覺得很多事情都不是他們所能控制的。

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「事實上，經理人真正的問題在於缺乏行動的勇氣與能力，」倫敦商學院（London Business School）教授蘇曼特拉‧哥夏爾（Sumantra Ghoshal）與瑞士聖蓋倫大學（University St. Gallen）教授海克‧布魯奇（Heike Bruch）在最新一期《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）所共同發表的一篇文章中，做出了以上的評論。我們時常覺得處處受限，被外在紛至沓來的要求壓得喘不過氣，其實這正顯示了我們缺乏主動掌控環境的能力，只能被動的回應環境。

「真正成功的經理人很清楚自己要的是什麼，相信自己的判斷能力，依據長期的觀點實現個人目標。」根據哥夏爾與布魯奇過去5年來針對各大企業經理人所做的研究顯示，成功的經理人具備了以下3種特性：

一、有效管理需求

經理人的工作是高度互動性的，正因為如此，很多人總是有種心理錯覺：覺得自己是非常重要的，公司不能沒有他們；他們認為，真正好的主管，就是能讓屬下隨時隨地找得到他們。凡事有求必應，工作愈忙碌，就愈覺得自己是有價值的。

然而，時間一久，只是讓自己疲於奔命、分身乏術，原本期待滿足所有人的要求，最後卻是人人得罪。

事實上，這種心理錯覺反映的是缺乏自信。不希望被別人批評自己沒有能力，對於其他人的要求總是來者不拒；不斷努力做到別人期望我們做到的事情，卻沒有去做真正重要的、或是能力許可範圍內的事情。

「改變的第一步，就是仔細的思考自己未來的生涯發展目標，」哥夏爾說道。你希望5年或是10年後的自己會是什麼樣子？是從事什麼樣的工作？擔任什麼樣的職務？有什麼樣的成就？

當你有了長遠的目標，才會清楚自己在工作上應該追求什麼，又該放棄些什麼。唯有當你知道自己要的是什麼、應該達成什麼樣的目標，才能懂得何時該拒絕別人的要求。正如同哥夏爾所說，「成功的經理人很清楚他必須管理別人的要求，而非毫無條件的迎合他人的要求。」

二、主動開發資源

一般人多傾向於負面思考，面對組織內的各種規定與限制，只看到眼前重重的限制，覺得沒有自由、沒有發揮的空間，卻沒想到如何去突破這些限制。

資源是需要主動爭取的，而不是被動的等待分配。而你所能得到的永遠少於你所希望得到的，因此爭取資源的技巧在於如何化整為零，逐步達成自己的目標。

首先你必須要對自己的計劃做好通盤考量與規劃，把希望達成的目標分成2種不同類別：「必須達成」與「可達成」（如果無法達成也不影響結果的目標）。

這樣的做法可以讓自己有一些彈性的空間，倘若無法爭取到足夠的資源或是預算，就捨棄「可達成」的部分，而你的計劃仍可以照常進行，不會有太大的影響。

除了目標的設定之外，你還必須安排執行的優先順序，先從最重要、短時間可達成的行動開始，分階段完成你的計劃。「逐步的成功，可建立自己的信用，更有利你後續爭取到更多的預算，」哥夏爾說道。

不過要提醒一點，無論如何，你都不可能得到所有你想要的，妥協是必然存在的事實，「你必須知道最後的界限在哪裡，如果你太過堅持，只會引來反作用力，」德國航空（Lufthansa）人力資源部門經理湯瑪斯．薩提爾博格（Thomas Sattel berger）說道。要懂得以退為進，不必急於一時，不妨等待適當時機或是當你有了具體的成就之後，讓自己取得更有利的談判空間。

三、預先擬妥備案

經理人最常見的另一種藉口，就是認為自己別無選擇，即使真的有了選擇，也缺乏行動力。然而，成功的經理人懂得憑藉自己的專業以及自信，主動創造更多選擇的空間，而不是被動的接受既有的選擇。

機會的創造是來自於更萬全的準備，你永遠要多想一步，預先察覺可能的意外情況，擬妥備案，為自己保留可能的轉圜空間。當問題真正發生時，你才知道應該採取什麼樣的補救措施，而不至於讓計劃胎死腹中。

「預先發現阻礙，才能事先測試原先想法的可行性，看出新的可能，」哥夏爾說道。你需要的是堅持，持續的思考各種可能狀況、發掘更多新的機會；你必須堅持完成工作，至於如何完成是可以有所變通的。

正如同哥夏爾與布魯奇所說的，重新找回對工作的主動權，找回行動的勇氣。工作不是為了他人而存在，而是實現個人目標的媒介。「不要被工作所管理，而是要有效的管理工作，」哥夏爾最後結論道。